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一分鐘做到乜?

曾有一個推銷語言課程的廣告,鼓勵消費者每天利用三分鐘便可以學懂外語。既然每天三分鐘可以學懂一種外語,那麼每天與時間競賽的上班一族,怎樣善用一分鐘使自己進步呢?作為公司夾心階層的管理人又如何利用每天一分鐘,帶領團隊面對不同的競爭和挑戰?

管理學中有三難:管錢、管人、管市場,當中以「管人」最考管理人的智慧。本書作者Ken Blanchard(譯名:肯.布蘭查)是著名的人力資源訓練導師、生涯規劃教練及管理顧問,其著作“One Minute Manager”(中譯:《一分鐘管理》)至今已翻譯成三十七種語言,售出一千三百萬本。在過去三十年,作者曾為超過一百所公司提供訓練,在過程中深深體會卓越的領袖或管理人必須擁有「閱人、用人、助人」的能力,而是次所介紹的“The Heart of A Leader”(中譯:《一分鐘激勵》),正圍繞這主題,為讀者提供七十七篇激勵人心的短語。作者果真能洞悉時勢、窺探人心,書中每篇短文均言簡意賅、字字硃磯,使人能於一分鐘內閱畢,難怪此書成為沈祖堯醫生推介的二零零四年度香港十大好書。

由於此書是一本短文集,雖未能有系統地將在不同情況、不同人物下的激勵方法或竅門整理列出,但卻無減它內容的吸引力。筆者以下將嘗試把書中精采內容摘錄分類,再看看作者如何有智慧地分析、回應現今的管理困難:

(一)「說你所信」的溝通方式
身為管理人的你,假如有下屬跟你說公司沒有溝通渠道、自己的意見不能表達時,你有甚麼想法?怎樣回應?會否反駁他,認為公司每天均有大大小小的會議(有些時候你還嫌會議太多,影響工作)、面談,處處都是溝通的機會,只是下屬忽略了或不懂珍惜機會,又或是下屬未能掌握處境、認清自己的角色,詞不達意,便誤會成下情未能上達?

作者認為良好的溝通必須建立在核心價值之上。這不單指公司的核心價值,也包括管理人的人生價值。不論公司的核心價值如何美好,若管理人不相信、不認同,甚或與自己的人生價值相違的話,溝通必產生問題。筆者曾於一間跨國公司工作,由於美國總公司希望發展中國的業務,於是先推出一系列關於「改變」的宣傳片段,要求香港分公司各部門主管,與下屬一同觀看,意在灌輸「改變」的意識,為將來業務拓展準備。可惜的是,大部分主管不想「改變」或未準備好「改變」,於是這些富啟發的宣傳片段便被視為「洗腦片」,主管只隨意安排播放,再向總公司呈交數字,當中的果效,可想而知。因此,管理人必須說你所相信的,才能將信息傳遞給下屬,打開他心靈的耳朵。

(二)「視為己出」的待人態度
一般管理人在督導或評核員工時容易傾向「貶多褒少」,時常著眼員工的錯誤或不足,忽略了其他可能影響他們表現的主、客觀因素。作者建議管理人採用「一分鐘指正」(One Minute Reprimand),明確指出員工的錯誤、對公司的影響及你的感覺,然後讓他反省,與他一起找出錯失的原因,再肯定地告訴他,你對他的信心不會因為這次錯誤而減低。

作者又認為不要處罰仍在學習的員工,只要讓他立即知道自己的錯,甚至管理人應該承擔起犯錯的責任,並且耐心說明,示範正確的做法,才能激勵員工學習、改變和進步。

事實上,管理人不但需要按不同的人給予不同的指導,對同一人也需要在不同情境下給予不同的指導,亦即作者所提出的「情境領導理論」(Situational Leadership)。作者認為一個員工由依賴到獨立作業的過程,可劃分為四個階段:熱情十足,但知識不足的初學者;看清楚工作困難的認真充實者;知如何進行但不敢一試的謹慎有能力者;及動機明確、技巧圓熟的自信成功者。作為管理人必須時刻細心觀察員工的階段表現,加上專心的聆聽,像父母的眼睛時常跟隨自己孩子、耳朵留心傾聽他們微小聲音一樣,才可「因材施教」、「對症下藥」,讓員工持續不斷地成長。

雖然此書只輯錄七十七篇短文,但充份表現作者對職場的洞見、對員工父母般的心腸,以及屬靈上的智慧。讀者如有興趣,可繼續研讀他其他「一分鐘」系列的作品,如:“One Minute Entrepreneur”(中譯:《一分鐘企業家》)、“One Solitary Life”及“The One Minute Golfer”。

周潔眉(HKPES 項目主任)

書名:一分鐘激勵
作者:肯.布蘭查
出版:晨星